Über die Untis GmbH
Seit 50 Jahren entwickelt Untis Lösungen, die den Schulalltag erleichtern. Weltweit zählen bereits über 26.000 Bildungseinrichtungen zu den Kunden von Untis – von einfachen Grundschulen bis hin zu komplexen Universitäten.
Die Vision von Untis ist von der Idee geprägt, den Alltag an Schulen einfacher zu gestalten, sodass sich alle Beteiligten mit Freude auf ihre Kernaufgabe konzentrieren können: effektiven Unterricht. Zusätzlich ermöglicht ein regionales Netzwerk von Partnerfirmen dabei eine optimale Betreuung aller Kund:innen vor Ort.
Gemeinsam mit allUpp haben wir unsere Prozesse für Sales, Service und Partner erheblich vereinfacht. Beispielsweise konnten wir den Aufwand für die Abrechnung mit zig Partnern auf ein paar wenige Mausklicks reduzieren.
– Thomas Kofler
Head of Customer Untis GmbH
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Ausgangssituation
Vor der Zusammenarbeit mit allUpp mussten Sales- & Service-Prozesse, wie Rechnungslegung, Abonementverwaltung oder Problemlösungen stets manuell vom jeweiligen Sales-Operator durchgeführt werden. Ein rudimentäres CRM-System war zwar in Verwendung, dieses wurde allerdings nur zur Informationsaufbewahrung genutzt.
Durch die fehlende Automatisierung in den Prozessen von Sales, Service und im Partnermanagement, waren vor allem komplexe Pricing-Modelle und je nach Kunde unterschiedliche Rechnungsprozesse besondere Herausforderungen für den Fachbereich und teils mit hohem Zeitaufwand verbunden.
Herausforderungen
- Einheitliche Datenbasis für Sales, Service und Partner
- Verbesserung von Transparenz und Datenqualität
- Automatisierung von komplexen manuellen Prozesse
Sales, Service und Partner – nur wenige Mausklicks entfernt
Gemeinsam mit allUpp wurde Salesforce CRM perfekt abgestimmt auf die Bedürfnisse von Untis eingeführt – mit Sales Cloud, Service Cloud und Partner Community
Automatisierte Sales-Prozesse übersichtlich in der Sales Cloud
Minimerung des manuellen Aufwands für Angebote, Rechnungslegung, Abonement- sowie Lizenzverwaltung
Schneller Kundensupport via Service Cloud und E-Mail-to-Case
Supportanfragen werden automatisiert je nach Fall bearbeitet und an die richtige Person weitergeleitet
Einfachere Partnerprozesse in Partner Community
Partner können benötigte und von Untis freigegebene Informationen selbstständig auslesen bzw. über die Plattform einmelden
Perfekter Überblick dank individuell anpassbarer Dashboards
Reporting des aktuellen Datenstands aller Sales-, Service- und Partnerprozesse in Echtzeit grafisch intuitiv angezeigt
Erfolgsfaktoren
Die erfolgreiche Umsetzung wurde vor allem durch eine eng abgestimmte, gemeinsame Planungsphase möglich – gemeinsam wurde der Ist- sowie Soll-Zustand klar definiert. So konnte eine agile und effiziente Partnerschaft zwischen Untis und allUpp gebildet werden. Neben der iterative Umsetzung der Lösung und ständigen Weiterentwicklun wurde auch für den internen Wissensaufbau der notwendigen Salesforce-Kenntnisse bei Untis gesorgt.
- Gemeinsame Planungsphase
- Iterative Umsetzung der Features
- Skill-Aufbau intern bei Untis
- Laufender Rollout-Support